Daugiabučio namo savininkų bendrijos steigimas nėra vien dokumentų parengimas – svarbu tinkamai laikytis ir visos steigimo procedūros. Procedūriniai pažeidimai gali lemti, kad dokumentus teks taisyti, o kai kuriais atvejais – net iš naujo šaukti susirinkimą.
1. Tinkamai praneškite apie steigiamąjį susirinkimą
Apie steigiamąjį susirinkimą visiems butų ir kitų patalpų savininkams turi būti viešai pranešta ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos. Pranešime turi būti nurodyta susirinkimo vieta, data, laikas, bendrijos steigimo tikslas, pateikta darbotvarkė ir bendrijos įstatų projektas.
Jeigu namo bendrojo naudojimo objektus administruoja Civilinio kodekso nustatyta tvarka paskirtas administratorius, bendrijos steigimo iniciatoriai apie numatomą steigiamąjį susirinkimą administratoriui turi raštu pranešti prieš 30 dienų iki numatomos susirinkimo dienos.
Rekomenduojama išsaugoti dokumentus, patvirtinančius, kada ir kokiu būdu buvo pranešta apie susirinkimą.
2. Patikrinkite, ar yra reikiamas kvorumas
Steigiamasis susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė visų butų ir kitų patalpų savininkų.
Protokole turi būti galima aiškiai nustatyti bendrą savininkų skaičių, susirinkime dalyvavusių savininkų skaičių ir tai, ar susirinkimas turėjo teisę priimti sprendimus.
3. Laikykitės darbotvarkės ir reikiamos balsų daugumos
Prieš susirinkimą paskelbta darbotvarkė ir susirinkime faktiškai svarstomi klausimai turi sutapti. Esminių sprendimų nereikėtų priimti prie bendro pobūdžio darbotvarkės punkto „Kiti klausimai“.
Taip pat būtina patikrinti, kokios balsų daugumos reikia kiekvienam konkrečiam sprendimui priimti. Protokole rekomenduojama aiškiai nurodyti balsavimo rezultatus: kiek balsavo „už“, „prieš“ ir susilaikė.
4. Tinkamai parenkite protokolą ir dalyvių sąrašą
Steigiamojo susirinkimo dalyviai registruojami sudarant dalyvių sąrašą, kuris su dalyvių parašais pridedamas prie susirinkimo protokolo.
Protokolo, dalyvių sąrašo, įstatų ir kitų steigimo dokumentų duomenys turi būti tarpusavyje nuoseklūs.
Juridinių asmenų registrui teikiamuose dokumentuose taip pat reikėtų vengti perteklinių asmens duomenų. Dalyvių sąraše neturėtų būti nurodomi asmens kodai, gimimo datos, asmens tapatybės dokumentų numeriai ar kiti duomenys, kurių pateikti nereikalauja teisės aktai.
5. Atidžiai parenkite įstatus
Įstatuose turi būti aiškiai nustatyta bendrijos organų struktūra ir kompetencija, valdymo organų rinkimo ir atšaukimo tvarka, kadencijos, atstovavimo taisyklės, susirinkimų šaukimo, balsavimo ir sprendimų priėmimo tvarka bei kiti teisės aktuose privalomi klausimai.
Įstatų nuostatos turi neprieštarauti viena kitai ir kitiems steigimo dokumentams.
6. Jau veikiančiai bendrijai ypač svarbūs jos galiojantys įstatai
Keičiant bendrijos įstatus, renkant ar atšaukiant pirmininką, valdybą, revizorių ar priimant kitus sprendimus, nepakanka vadovautis vien įstatymu.
Prieš šaukiant susirinkimą būtina patikrinti konkrečios bendrijos galiojančius įstatus – juose nustatytą susirinkimo sušaukimo terminą ir pranešimo būdą, kvorumą, organų kompetenciją, balsų daugumą ir sprendimų priėmimo tvarką.
Jeigu įstatuose nustatyta, kad apie susirinkimą nariams turi būti pranešama konkrečiu būdu ir prieš konkretų terminą, šios tvarkos būtina laikytis. Informavimas kitu, nors ir patogesniu, būdu nebūtinai pakeičia įstatuose nustatytą procedūrą.
7. Procedūrą geriausia patikrinti dar prieš susirinkimą
Daugelį dokumentų redakcinių netikslumų galima ištaisyti. Tačiau netinkamai sušaukto susirinkimo, kvorumo ar nepakankamos balsų daugumos trūkumų vien pataisant protokolą pašalinti negalima – gali tekti susirinkimą organizuoti iš naujo.
Todėl, kilus abejonių dėl numatomo susirinkimo procedūros ar rengiamų dokumentų, rekomenduojama juos įvertinti dar iki susirinkimo sušaukimo.
Ši informacija yra bendro pobūdžio. Konkrečiu atveju taikytini reikalavimai vertinami pagal tuo metu galiojančius teisės aktus, bendrijos įstatus ir priimamų sprendimų pobūdį.